Kişisel Verilerin Korunması

Kişisel Verilerin Korunması

 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUMA POLİTİKASI

 

A.    BİRİNCİ BÖLÜM

 

1.     GİRİŞ

Ekin Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. ( “Şirket”) olarak, 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” (“Kanun”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunmasına azami önem vererek ve tüm planlama ve faaliyetlerinde bu özenle hareket etmektedir. “Şirket”, bu bilinçle, gerek Kanun’un 10. maddesi kapsamında “Aydınlatma Yükümlülüğü”nü yerine getirmek gerekse “Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması” kapsamında aldığı tüm idari ve teknik tedbirleri bildirmek suretiyle işbu “Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası”nı (“Politika”) sizlerin bilgisine sunmaktadır. 

 

2.     AMAÇ

İşbu “Politika”nın temel amacı, hukuka ve “Kanun”un amacına uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri, “Şirket” tarafından işlenen kişileri bilgilendirmektir. Bu şekilde, “Şirket” tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin kişisel verilere dair mevzuattan kaynaklanan tüm haklarının korunması hedeflenmektedir.

 

3.     TANIMLAR 

İşbu “Politika”da yer verilen kavramlar aşağıda belirtilen anlamları ifade eder:

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Örneğin; isim- soy isim, T.C. Kimlik Numarası, e-posta adresi, telefon bilgileri, adres, doğum tarihi vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler

Kişisel Veri Sahibi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Anonim Hale Getirme

Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir.

Çalışan

“Şirket” çalışanları

Çalışan Adayı

“Şirket”e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Kurumun incelemesine açmış olan gerçek kişiler

KVK Kanunu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

KVK Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.

Veri Kayıt Sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) kuran ve yöneten gerçek veya tüzel kişi veri sorumlusudur.

Veri Sorumluları Sicili

KVK KANUNU Kurulu gözetiminde, KVK KANUNU Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan ve kamuya açık olan Veri Sorumluları Sicili

Ziyaretçi

“Şirket”in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler

İş birliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri

“Şirket” ile iş ilişkisi içerisinde bulunan kurumların (ifa yardımcısı, iş ortağı, tedarikçi, program ortağı vb. başta olmak ve fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere) çalışanları, hissedarları ve yetkilileri olan gerçek kişiler

Tedarikçileri

Sözleşme temelli “Şirket”in ürün ve/veya hizmet aldığı üçüncü kişiler

Potansiyel Müşteri

Ürün ve hizmetlerimizi satın alma ve/veya kullanma talebinde bulunmuş veya bulunacağı ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek kişiler

Şirket

Ekin Teknoloji San. Tic. A.Ş.

Şirket Hissedarları

“Şirket” hissedarı gerçek kişiler

Şirket Yetkilisi

“Şirket”in yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler

Veri Sahibi Başvuru Formu

Veri Sahiplerinin KVK Kanunun 11. Maddesinde yer alan haklarına ilişkin    başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu

Politika

“Ekin Teknoloji San. Ve Tic. A.Ş.”nin Kişisel Verileri Koruma, İşleme, Saklama   ve İmha Politikası

 

4.     POLİTİKANIN KAPSAMI VE KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ 

Bu “Politika”; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla, otomatik olmayan yollarla, Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri “Şirket” tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu “Politika”, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır. 

“Şirket” bu “Politika”yı internet sitesinde yayımlamak suretiyle, bahse konu “Kişisel Veri Sahipleri”ni “Kanun” hakkında bilgilendirmektedir. “Şirket” çalışanları için, “Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası”nı uygulanacaktır.  Verinin aşağıda belirtilen  “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya “Şirket” tarafından gerçekleştirilen “Kişisel Veri işleme” faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde de işbu “Politika” uygulanmayacaktır.

Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:

·         Şirket Paydaşı                           : “Şirket” in paydaşı gerçek kişidir.

·         Şirket Gerçek Kişi İş Ortağı      : “Şirket” in her türlü iş ilişkisi içersinde bulundğu gerçek kişilerdir

·         Şirket İş Ortaklarının

           Paydaşı, Yetkilisi Çalışanı         : “Şirket”in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek ve tüzel kişilerin  (iş ortağı,          tedarikçi gibi)  çalışanları, Paydaşları ve yetkilileri dâhil olmak üzere,  tüm gerçek kişilerdir.

·         Şirket Yetkilisi                            : “Şirket”in Yönetim Kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişi

·         Çalışan Adayı                            : “Şirket”e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunan ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Kurumun incelemesine açmış olan gerçek kişiler

·         Çalışan                                      : “Şirket” çalışanları

·         Şirket Müşterisi                          : “Şirket” ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın “Şirket”in sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişilerdir.

·         Potansiyel Müşteri                     : “Şirket”in ürün ve hizmetlerini kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek kişilerdir.

·         Ziyaretçi                                    : “Şirket”in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla giren veya internet sitelerini herhangi bir amaç ile ziyaret    eden tüm gerçek kişilerdir.

5.     POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

“Şirket” tarafından düzenlenerek, yayınlandığı tarihte yürürlüğe giren işbu “Politika”, “Şirket” in internet sitesinde (www.ekin.com)  yayımlanır ve “Kişisel Veri Sahipleri”nin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

B.    İKİNCİ BÖLÜM 

1.     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI

2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler 

“Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”, “Kanun”da ve bu “Politika”da öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. “Şirket”, “Kişisel Verileri” işlerken aşağıdaki ilkelerle hareket eder:

·         “Kişisel Veriler”, ilgili hukuk kurallarına ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işlenir.

·         “Kişisel Veriler”in doğru ve güncel olması sağlanır. Bu kapsamda, verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususlar özenle dikkate alınır.

·         “Kişisel Veriler” belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir. Amacın meşru olması, “Şirket”in işlediği “Kişisel Veriler”in, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir.

·         “Kişisel Veriler”, “Şirket” tarafından belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için amaçla bağlantılı olup, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan “Kişisel Veriler”in işlenmesinden kaçınılır. İşlenen veriyi, sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Bu kapsamda işlenen “Kişisel Veriler”, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülüdür.

·         İlgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda “Kişisel Veriler”i, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. “Kişisel Veri”nin daha fazla muhafaza edilmesi için geçerli bir sebep kalmaması durumunda, söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

2.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

“Şirket”, “Kişisel Veriler”i veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlemez. Buna karşın, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın “Kişisel Veriler” işlenebilecektir.

·         “Şirket”, “Kişisel Veri Sahipleri”nin “Kişisel Veriler”’ini açık rıza olmasa dahi kanunlarda açıkça öngörülen hallerde işleyebilir.

·         Fiili imkânsızlık nedeni ile rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişilerin kendisinin ya da başka bir kişinin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için “Kişisel Veriler” açık rıza olmadan işlenebilir.

·         “Şirket” tarafından fiili imkânsızlık nedeni ile rızasını açıklayamayacak durumda olan sözleşmenin taraflarına ait “Kişisel Veriler” işlenebilecektir.

·         “Şirket”, veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu ise, “Kişisel Veri Sahipleri’nin “Kişisel Verileri”ni işleyebilir.

·         “Şirket” tarafından “Kişisel Veri Sahipleri”nin kendisi tarafından alenileştirilen bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan “Kişisel Veriler”i, korunması gereken hukuki yarar ortadan kalktığından işlenebilir.

·         “Şirket”, hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde Kişisel Veri Sahipleri’nin “Kişisel Verileri”ni açık rıza aramaksızın işleyebilir.

·         “Şirket”, Kişisel Veri Sahipleri’nin “Kanun” ve “Politika” kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için “Kişisel Verilerin” işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda “Kişisel Veri Sahipleri”nin “Kişisel Verileri”ni işleyebilir. “Şirket”, “Kişisel Veriler”in korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve “Kişisel Veri Sahipleri”nin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir.

2.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

“Şirket”, “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”i, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak, “sağlık ve cinsel hayat” dışındaki “Kişisel Veriler”, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir.  “Sağlık ve cinsel hayata” ilişkin “Kişisel Veriler”, “Şirket” tarafından ancak “kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis ve tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi” amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunduğumuz koşullarda ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenir. “Şirket”, “Özel Nitelikteki Kişisel Veriler”in işlenmesinde “Kurul” tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması konusunda gerekli işlemleri yürütmektedir. 

2.4. Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları

“Şirket”, “Kişisel Verileri” işleme amaçları doğrultusunda gerekli “gizlilik koşullarını” oluşturarak ve “güvenlik önlemlerini” alarak “Kişisel Veri Sahipleri”nin “Kişisel Verileri”ni ve “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”ni üçüncü kişilere “Kanun”a uygun olarak aktarabilir. “Şirket”, “Kişisel Veriler”in aktarılması sırasında “Kanun”da öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda, “Şirket”, meşru ve hukuka uygun “Kişisel Veri” işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan, “Kanun”un 5.  maddesinde belirtilen “Kişisel Veri” işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak 

“Kişisel Veri”leri üçüncü kişilere:

·         “Kişisel Veri Sahibi”nin açık rızası var ise;

·         Kanunlarda “Kişisel Veri”nin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise, “Kişisel Veri Sahibi”nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve

·         “Kişisel Veri Sahibi” fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,

·         Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait “Kişisel Veri”nin aktarılması gerekli ise,

·         “Şirket”in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için “Kişisel Veri” aktarımı zorunlu ise,

·         “Kişisel Veri”ler, “Kişisel Veri Sahibi” tarafından alenileştirilmiş ise,

·         “Kişisel Veri” aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

·         “Kişisel Veri Sahibi”nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, “Şirket”imizin meşru menfaatleri için “Kişisel Veri” aktarımı zorunlu ise aktarabilir.

2.4.1.     Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılma Şartları

“Şirket”, “Kişisel Veri” işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak “Kişisel Veri Sahipleri”nin “Kişisel Verileri”ni ve “Özel Nitelikli Kişisel Verileri”ni yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilir. “Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere aktarılabilir.

2.5. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları 

“Şirket”, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve “KVK Kurulu” tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun “Kişisel Veri işleme” amaçları doğrultusunda “Kişisel Veri Sahibi”nin “Özel Nitelikli Kişisel Verileri”ni aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

(i)                “Kişisel Veri Sahibi”nin açık rızası olması halinde veya

(ii)              Aşağıdaki şartların varlığı halinde “Kişisel Veri Sahibi”nin “Açık Rızası” aranmaksızın;

·         “Kişisel Veri Sahibi”nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”i (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

·         “Kişisel Veri Sahibi”nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”i ise ancak “kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi” amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

2.5.1.     Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

“Şirket”, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve “KVK Kurulu” tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun “Kişisel Veri” işleme amaçları doğrultusunda “Kişisel Veri Sahibi”nin “Özel Nitelikli Kişisel Verileri”ni aşağıdaki durumlarda yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilmektedir.

(i)              “Kişisel Veri Sahibi”nin açık rızası olması halinde veya

(ii)              Aşağıdaki şartların varlığı halinde “Kişisel Veri Sahibi”nin açık rızası aranmaksızın;

·         “Kişisel Veri Sahibi”nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”i (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

·         “Kişisel Veri Sahibi”nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”i ise ancak “kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi” amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından

C.    ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

3.     KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI, İŞLENME VE AKTARILMA AMAÇLARI, AKTARILACAĞI KİŞİLER

3.1. Kişisel Verilerin Sınıflandırılması 

“Şirket” nezdinde; “Şirket”in meşru ve hukuka uygun “Kişisel Veri” işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen “Kişisel Veri” işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta “Kişisel Veriler”in işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere “Kanun”da belirtilen genel ilkelere ve “Kanun”da düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu “Politika” kapsamındaki sürelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir. Bu kategorilerde işlenen kişisel verilerin işbu “Politika” kapsamında düzenlenen hangi veri sahipleriyle ilişkili olduğu da bu bölümde belirtilmiştir.

Buna göre, “KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU” ve “KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMASI” aşağıdaki gibidir.

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA

Kimlik Bilgisi

Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı baba adı, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası vb. tüm bilgiler

İletişim Bilgisi

Gerçek kişiye ait olduğu açık olan; telefon numarası, adres, e-mail, faks numarası gibi bilgiler

Özel Nitelikli Bilgiler

“KVK Kanunu”nun 6. maddesinde “özel nitelikli kişisel veri” olarak belirtilen “Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inanç, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyelik bilgisi, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik” verilerdir.

Lokasyon Bilgisi

“Şirket” araçlarının kullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri

Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi

Veri kayıt sistemi içerisinde tutulmak üzere, “Şirket”in ticari faaliyetleri yürütürken her açıdan güvenliği sağlamak için işlenen “kamera kayıtları, parmak izi kayıtları, güvenlik noktasında alınan kayıtlar, fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar vb.” kişisel veriler

İşlem Güvenliği Bilgisi

“Şirket”in faaliyetlerini yürütürken, gerek “Kişisel Veri Sahibi”nin gerekse de “Şirket”in teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğine ilişkin işlenen kişisel veriler.

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; “Şirket” iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, grup şirketlerinin sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili veya “Şirket”in ve “Kişisel Veri Sahibi”nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla “Kişisel Veri Sahibi”nin aile bireyleri (örn. Eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve

İtibar ve Olay Yönetim Bilgisi

“Şirket”in ticari itibarını korumak ve kamuoyunun doğru bilgilendirilmesini sağlamak maksadı ile “Şirket” çalışanlarını, hissedarlarını etkileme potansiyeli olan olaylarla ilgili sosyal medya vb. mecralardan toplanan kişisel veriler, değerlendirmeler (“Şirket” ile ilgili yapılan paylaşımlar vb.)

Finansal Bilgi

“Şirket”in “Kişisel Veri Sahibi” ile kurmuş olduğu hukuki ilişki çerçevesinde her türlü finansal sonucu gösteren kayıtlar kapsamında işlenen “IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, gelir bilgisi vb.” kişisel veriler

Görsel/İşitsel Bilgi              

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; “fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde” yer alan veriler.

Özlük Bilgisi                         

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; “Şirket” ile” çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen” her türlü kişisel veriler

 Hukuki İşlem Bilgisi             

Şirket”in “hukuki alacak ve haklarının tespiti,  takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri” kapsamında işlenen veriler

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi                  

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; “Şirket”e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.         

  “Politika”nın A. Bölümünün (A.4.) maddesinde belirtilen “Kişisel Veri Sahipleri”nin hangi tip “Kişisel Verileri”nin işlendiği ise aşağıdaki tabloda belirtilmiştir:

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU                                İLGİLİ KİŞİSEL VERİNİN İLİŞKİLİ OLDUĞU

VERİ SAHİPLERİ

Kimlik Bilgisi                                                                 Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, Çalışanları, Çalışan Adayları, Müşteri, Potansiyel Müşterileri, Üçüncü Kişiler

İletişim Bilgileri                                                             Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, Çalışanları, Çlaışan Adayları, Müşteri, Potansiyel Müşterileri, Üçüncü Kişiler

Lokasyon Verileri                                                        Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, Çalışanları,

İş Güvenliği Bilgisi                                                       Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, Çalışanları, İş Ortakları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi                                       Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi                                    Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçileri, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Üçüncü Kişiler

Finansal Bilgi                                                               Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Üçüncü Kişiler

Görsel/İşitsel Bilgi                                                      Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Üçüncü Kişiler

Özlük Bilgisi                                                                Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları

Hukuki İşlem Bilgisi                                                    Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Üçüncü Kişiler

Özel Nitelikli Kişisel Veri                                             Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Üçüncü Kişiler

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi                                   Şirket’in Paydaşları, Yetkilileri, İş Ortakları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Üçüncü Kişiler

3.2. Kişisel Verilerin İşlenme ve Aktarılma Amaçları

Kişisel Veriler;  hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak Şirket’in, 

·         İnsan kaynakları politikalarının en iyi şekilde planlanması ve uygulanması, 

·         Ticari ortaklıklarının ve stratejilerinin doğru olarak planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi,

·         Kendisinin ve iş ortaklarının hukuki, ticari ve fiziki güvenliğinin temini,

·         Kurumsal işleyişinin sağlanması, yönetim ve iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

·         Ürün ve hizmetlerinden “Kişisel Veri Sahipleri”nin en iyi şekilde faydalandırılması ve onların talep, ihtiyaç ve isteklerine göre özel hale getirilerek önerilmesi,  

·         Veri güvenliğinin en üst düzeyde sağlanması, 

·         Veri tabanlarının oluşturulması,

·         İnternet sitesinde sunulan hizmetlerin geliştirilmesi ve sitede oluşan hataların giderilmesi,

·         Kendisine talep ve şikâyetlerini ileten “Kişisel Veri Sahipleri” ile iletişime geçmesi ve talep ve şikâyet yönetiminin sağlanması,

·         Etkinlik yönetimi,

·         İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,

·         Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,

·         Grup Şirketleri’nin personel temin süreçlerine ve ilgili mevzuta uyum konusunda destek olunması,

·         Grup Şirketleri’nin faaliyetlerinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

·         Kendisi ve Grup Şirketleri üst düzey yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması,

·         Grup Şirketleri’nin şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması,

·         Finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi,

·         Şirket hukuk işlerinin icrası/takibi,

·         İtibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi,

·         Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi,

·         Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,

·         Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi.

amaçlarıyla sınırlı olarak Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen “Kişisel Veri” işleme şartları kapsamında işlenir. Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, “Kanun” kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirket tarafından açık rızanız temin edilmektedir.

3.3. Kişisel Verilerin Aktarılacağı Kişiler, 

“Kişisel Veriler”, hukuka ve “Kanun”un amacına uygun olarak “Politika” ile yönetilen aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aşağıdaki amaçlarla aktarılabilir:

VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK KİŞİLER                                   VERİ AKTARIM AMACI

Şirket İş Ortakları                                                                    “Şirket”in ticari faaliyetini yürütürken bizzat veya grup şirketleri ile muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla kurulan iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak “Kişisel Veri” aktarılabilir

Grup Şirketleri                                                                         “Şirket”in bağlı bulunduğu gruba bağlı şirketlerin katılımını gerektiren ticari faaliyetinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak aktarılabilir.

Şirket Paydaşları                                                                     İlgili mevzuat hükümleri uyarınca “Şirket”in şirketler hukuku etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçları ile sınırlı olarak aktarılabilir

Şirket Yetkilileri                                                                       İlgili mevzuat hükümleri uyarınca, “Şirket”in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin tasarlanması en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçları ile sınırlı olarak aktarılabilir

Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları                           İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir.

Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri                                        İlgili özel hukuk kişilerinin mevzuat hükümleri uyarınca hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir

D.    DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

4.     KİŞİSEL VERİLERİN TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ, SİLİNMESİ YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ VE SAKLANMA SÜRESİ

4.1. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

“Kanun”un amacını düzenleyen 1. Madde ile “Kanun”un kapsamını düzenleyen 2. Madde’ye uygunluğunun denetimi amacıyla, “Kişisel Veriler”, her türlü “sözlü, yazılı, elektronik ortamda; teknik ve sair yöntemlerle, “Şirket” internet sitesi, mobil uygulama” gibi muhtelif yollardan, “Politika”da yer verilen amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla “mevzuat, sözleşme, talep ve isteğe dayalı hukuki sebepler” çerçevesinde yasadan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi için toplanır ve “Şirket” veya “Şirket” tarafından görevlendirilen veri işleyenler tarafından işlenir.

4.2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi

“Kişisel Veriler”in “silinmesi,  yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi”ne ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydı ile “Şirket”, bu “Kanun” ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olmasına rağmen,  “işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması” hâlinde “Kişisel Veriler”i resen veya “Veri Sahibi”nin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir. “Kişisel Veriler”in silinmesi ile “bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek” şekilde imha edilir. Buna göre, “Kişisel Veriler”, kayıtlı oldukları” evrak, dosya, CD, disket, hard disk” gibi araçlardan geri dönüştürülemeyecek şekilde silinir. “Kişisel Veriler”in yok edilmesi ise, bilgilerin “tekrar geri getirilemeyecek ve kullanılamayacak şekilde, verilerin kaydedildiği evrak,  dosya,  CD,  disket,  hard disk gibi veri saklamaya elverişli materyallerin yok edilmesini” ifade etmektedir. Verilerin anonim hale getirilmesiyle, “Kişisel Veriler’in başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek” hale getirilmesi kastedilmektedir.

4.3. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

“Şirket”, “Kişisel Veriler”i, mevzuatta öngörülmesi durumunda, bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. “Kişisel Veriler”in ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, “Kişisel Veriler”, “Şirket”in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak “Şirket”in uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

“Kişisel Veriler”in işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve “Şirket”in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; “Kişisel Veriler” yalnızca olası “hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi” veya “Kişisel Veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi” veya “savunmanın tesis edilmesi” amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik “zaman aşımı süreleri” ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen “daha önce aynı konularda “Şirket”e yöneltilen taleplerdeki örnekler” esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda, saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

E.     BEŞİNCİ BÖLÜM

 

5.     KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI DAİR HUSUSLAR

“Şirket”, “Kanun”un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu “Kişisel Veriler”in hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

5.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

5.1.1.      Kişisel Verilerin “Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler”

“Şirket”, “Kişisel Veriler”in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

(i)            Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan “Teknik Tedbirler”

“Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca “Teknik Tedbirler” aşağıda sıralanmaktadır: 

·         “Şirket” bünyesinde gerçekleştirilen “Kişisel Veri” işleme faaliyetleri, kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.

·         Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.

·         Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

(ii)           Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan “İdari Tedbirler” 

“Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

·         Çalışanlar, “Kişisel Veriler”in korunması hukuku ve “Kişisel Veriler”in hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.

·         “Şirket”in yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler özelinde “Kişisel Veri” işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.

·         “Şirket”in iş birimlerinin yürütmekte olduğu “Kişisel Veri” işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin “Kanun”un aradığı “Kişisel Veri” işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.

·         İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.

·         “Şirket” ile “Çalışanlar” arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, “Şirket”in talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, “Kişisel Verileri” “işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama” yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülerek Kanun’dan doğan yükümlülükler yerine getirilmektedir.

5.1.2.     Kişisel Verilerin “Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler”

“Şirket”, “Kişisel Veriler”in tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

(i)            Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler

“Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

·         Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

·         İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.

·         Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.

·         Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.

·         Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

·         Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

·         “Kişisel Veriler”in toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

(ii)           Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler

“Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

·         “Çalışanlar”, “Kişisel Verilere” hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.

·         İş birimi bazında “Kişisel Veri” işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak “Şirket” içinde “Kişisel Verilere” erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.

·         “Çalışanlar”, öğrendikleri “Kişisel Verileri” Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

·         “Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; “Kişisel Veriler”in aktarıldığı kişilerin, “Kişisel Veriler”in korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

5.1.3.      Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması

“Şirket”, “Kişisel Veriler”in güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

(i)            Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

“Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

·         “Kişisel Veriler”in güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.

·         Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.

·         Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir. Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.

·         “Kişisel Veriler”in güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.

·         “Kişisel Veriler”in tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, “Kişisel Veri”nin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte, “Kişisel Veriler”in bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.

(ii)           Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler

“Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

·         “Çalışanlar”, “Kişisel Veriler”in güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.

·         Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.

·         “Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, “Kişisel Veriler”in hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; “Kişisel Veriler”in aktarıldığı kişilerin, “Kişisel Veriler”in korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

5.1.4.     Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi 

“Şirket”, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları “Şirket”in iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

5.1.5.      Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

“Şirket”, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak işlenen “Kişisel Veriler”in kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili “Kişisel Veri Sahibi”ne ve “KVK Kurulu”na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir. “KVK Kurul”u tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

5.2. Kişisel Veri Sahiplerinin Yasal Haklarının Gözetilmesi

“Şirket”, “Kişisel Veri Sahipleri”nin “Politika” ve “Kanun”un uygulanması ile tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır. “Kişisel Veri Sahipleri”nin hakları ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu “Politika”nın altıncı bölümünde yer verilmiştir.

5.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

“Kanun” birtakım “Kişisel Veri”lerin hukuka aykırı olarak işlendiğinde, kişilerin mağduriyetine ve/veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfetmiştir. Bu veriler; “ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle” ilgili veriler ile “biyometrik ve genetik verilerdir”. Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”in korunmasına “Şirket” tarafından azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, “Şirket” tarafından “Kişisel Veriler”in korunması için alınan “teknik ve idari tedbirler”, “Özel Nitelikli Kişisel Veriler” bakımından da azami özenle uygulanmakta ve bu konuda “Şirket” bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.  

5.4. Kayıt Ortamları

“Şirket”, KVK Kanunu’nda ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlediği kişisel verileri “Şirket” veri ambarına kaydetmekte ve depolamaktadır.

5.4.1.     Merkez Ofis ,Serbest Bölge Üretim Binası Girişinde,çevresinde ve/veya İçerisinde Yapılan Kayıt ve Takibi 

“Şirket” tarafından sunulan hizmetin kalitesini artırmak, güvenilirliğini sağlamak, “Şirket”in, müşterilerin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamak ve müşterilerin aldıkları hizmete ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlarla, binalarda ve tesislerde güvenlik kamerasıyla izleme suretiyle kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. “Şirket”imiz tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

“Şirket” tarafından kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, gerek internet sitesinde Gizlilik ve Veri Güvenliği Politikası’ nın yayınlanması gerekse izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmak suretiyle aydınlatılmakta ve elde edilen kişisel veriler bu Politika da belirtilen idari ve teknik tedbirlerle korunmaktadır.

5.4.2.     Merkez Ofis Binasında  Yapılan Misafir Giriş/Çıkış Takibi 

“Şirket”, güvenliğin sağlanması ve bu Politikada belirtilen amaçlarla, “Şirket” bina ve tesislerinde ziyaretçi giriş çıkışlarının takibine yönelik ziyaretçilere ait kimlik bilgilerini alarak ve Ziyaretçi Programına giriş yaparak kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.

5.4.3.     “Şirket” Tesis Güvenliğinin Sağlanması ve İnternet Sitesi Ziyaretçileri

“Şirket” tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, “Şirket” binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

“Şirket”in bina, tesis girişlerinde ve tesis içerisinde kamera ile izleme sistemi vasıtasıyla ziyaretçilerin görüntü kayıtları alınmaktadır. Ayrıca ziyaretçilere ait kimlik bilgileri alınarak, Ziyaretçi Programına girişi yapılmakta ve saklanmaktadır.

“Şirket”, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; sunulan hizmetin kalitesini artırmak, güvenilirliğini sağlamak, “Şirket”in, müşterilerin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamak ve müşterilerin aldıkları hizmete ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

Kurum tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

İnternet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Kurum içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.

“Şirket” sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Ör. Kurabiyeler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketleri kaydedilmektedir.

Bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar ilgili internet sitelerinin “Ekin Teknoloji San. Ve Tic. A.Ş. İnternet Sitesi Gizlilik ve Veri Güvenliği Politikası” metinleri içerisinde yer almaktadır.

F.     ALTINCI BÖLÜM

 

6.     KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI, HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ

6.1. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

“Şirket”, “Kanun”un 10. maddesine uygun olarak, “Kişisel Veriler”in elde edilmesi sırasında “Kişisel Veri Sahipleri”ni aydınlatmaktadır. Bu kapsamda varsa, “Şirket” temsilcisinin kimliği, “Kişisel Veriler”in hangi amaçla işleneceği, işlenen “Kişisel Veriler”in kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, “Kişisel Veri” toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile “Kişisel Veri Sahibi”nin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.

6.2. Kişisel Veri Sahibi’nin KVK Kanunu Uyarınca Hakları

“Şirket”, Kanun’un 10.maddesi uyarınca size haklarınızı bildirmekte; söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli “iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri” gerçekleştirmektedir. “Şirket”, “Kanun”un 11.maddesi uyarınca “Kişisel Veriler”i alınan kişilere;

·         “Kişisel Veri” işlenip işlenmediğini öğrenme,

·         “Kişisel Veriler”i işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·         “Kişisel Veriler”in işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·         Yurt içinde veya yurt dışında “Kişisel Veriler”in aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·         “Kişisel Veriler”in eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

·         “Kanun”un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde “Kişisel Veriler”in silinmesini veya yok edilmesini isteme,

·         “Kanun”un 11.  Maddesinin  (d)  ve  (e)  bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, “Kişisel Veriler”in aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·         Kişisel Veriler’in kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

Kişisel veri sahiplerinin KVK Kanunu’ nun 13’üncü maddesinin 1’inci fıkrası gereğince yukarıda belirtilen haklarını kullanmakla ilgili taleplerini “yazılı”, Ekin Teknoloji San. Ve Tic. A.Ş. Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak veya KVK Kurulunun belirlediği diğer yöntemlerle Kuruma iletmeleri gerekmektedir. İletişim adresleri aşağıdaki şekildedir;

Adres: Maden Mah. Gediz Sk. No: 7 Sarıyer / İSTANBUL haklarının olduğunu açıklar.

6.3. Kişisel Veri Sahibi’nin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

“Kanun”un 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, “Kişisel Veri Sahipleri” aşağıdaki hallerde, işbu Politika’nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler:

·         “Kişisel Veriler”in, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

·         “Kişisel Veriler”in resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

·         “Kişisel Veriler”in millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

·         “Kişisel Veriler”in millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

·         “Kişisel Veriler”in soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

“Kanun”un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde “Kişisel Veri Sahipleri” zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, işbu “Politika”nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler:

·         “Kişisel Veri” işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

·         “Kişisel Veri Sahibi” tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

·         “Kişisel Veri” işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

·         “Kişisel Veri” işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

6.4. Kişisel Veri Sahibinin “Şirket”e Başvuru Hakkı 

Kişisel veri sahipleri, kendilerine kanunen tanınan haklarını kullanırken “yazılı” olarak “Şirket”in www.ekin.com/tr adresinde bulunan Başvuru Formu'nu doldurulup, işbu formun çıktısını alarak;

•            Şahsen başvuru ile “Maden Mah. Gediz Sk. No:7 34450 Sarıyer/İstanbul” adresine

•            Noter vasıtasıyla, yine “Maden Mah. Gediz Sk. No:7 34450 Sarıyer/İstanbul” adresine

•            Başvuru Sahibi tarafından 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak ekinteknoloji@hs01.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresine,

•            Şirketimize kayıtlı eposta adresinin legal@ekin.com adresine gönderilmek suretiyle tarafımıza iletilebilecektir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişiler tarafından talepte bulunulması mümkün olmayıp, üçüncü bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak kişisel veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak üçüncü kişi adına düzenlenen özel vekâletname ile yetki verilmiş olması gerekmektedir.

6.5. “Şirket” Tarafından Kişisel Veri Sahiplerinin Başvurularına Cevap Verilmesi

KVK Kanunu’nun 13. maddesi uyarınca; kişisel veri sahibinin yukarıda yer alan usule uygun olarak ilettiği başvurusunda yer alan talepler, “Şirket” tarafından, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.

Yapılacak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, “Şirket” tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir. Başvurunun “Şirket”in hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

“Şirket”, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek, başvuruda yer verilen talepleri netleştirmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir.

Politika’ nın 6.4. bölümünde belirtilen usule uygun olarak ve/veya kanunen geçerli tebligat ile iletilmeyen taleplerin “Şirket”e ulaşmaması halinde “Şirket”in sorumluluğundan bahsedilemez.

“Şirket”, KVK Kanunu’nun 28. Maddesinde bahsedilen haller ve aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

(1)    Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması

(2)     Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.

(3)     Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

6.6. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi, KVK Kanunu’nun 14. Maddesi’nde belirtildiği şekilde kurula şikâyette bulunabilir.

Kişisel veri sahibi, KVK Kanunu’nun 13. Maddesi ve de bu Politika’ nın 6.4. bölümünde düzenlenen başvuru hakkını kullanmadan, KVK Kurulu’na şikâyet yoluna başvuramaz.

 

G.    YEDİNCİ BÖLÜM

7.     GÜNCELLEME VE UYUM

7.1. Güncelleme ve Uyum

“Şirket”, “Kanun”da yapılan değişiklikler nedeniyle, “KVK Kurulu” kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu “Politika” ve bu “Politika”ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu “Politika”da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar “Politika”nın sonunda açıklanır.  

EKİN TEKNOLOJİ SAN. VE TİC. A.Ş.

 

Footer Link Sayfaları